タイムマネージメント研修

 先日、タイムマネジメント研修を受けた。

世界的名著「人を動かす」のデール・カーネギーさんが考えたトレーニングらしい。

このセミナーの目的は、

①効率よく効果的にマネジメントを行う

②先延ばしの習慣を克服し、複数の競合する優先課題をこなす

③双方にとって利益となる委任によって生産性を上げる。

 とのこと。

具体的には、まず１～４の象限を意識するとのことである。

１．緊急で重要　→　トラブル対応、締切の迫った仕事、急な支持・依頼

２．緊急ではないが重要　→　方針・戦略、計画、能力開発・育成、人間関係、業務改善

３．緊急だが重要ではない　→　電話・問い合わせ、邪魔、メール、報告、急な訪問者

４．緊急でもないし重要でもない　→　仕事に関係ないこと、ネットサーフィン、無駄話、逃避、ボーっとする

僕の直近１週間の時間配分は、以下の通りだった。

１．６５％、２．５％、３．２０％、４．２０％

締め切りや修正・調整に追われて、バタバタ余裕ない業務をしている。

緊急な仕事を２０％にして、緊急でない重要案件を６０％に引き上げたい。

計画（企画・アイデア出し）と人間関係（営業・種まき）、能力開発・育成（セミナー・仕事を振る）に、なるべく時間を使っていきたい。

とはいえ２の象限は、そのままだと絶対やらないので、自らの工夫が必要とのことであった。

ここまでのポイントは、

競合する優先課題を洗い出して、先延ばしを止めて生産性を上げる。

パレートの法則を活用する　→　２０％の活動が８０％の結果を生み出す。

◆優先順位付けの真髄

１．すべてのタスクを記録する　※ゴータスク

２．その日・その週の第一目標を決める

３．８０：２０の法則を考える（思い出す）

４．重要性vs緊急性を判定する　

５．順位をつける（A・Ｂ・Ｃ）※２象限だけは自分でやる工夫を

６．スケジュールをたてる

７・目標を見直し、調整する。報酬を用意

８．排除する

先延ばしを止めるコツ

・とにかくやる　→　作業興奮

・優先順位つきTODOリスト、日別スケジュール、記録による管理と報酬

・タスクについての否定的な考え方を止め、その代わりに仕事を終えることによって得られる喜びと安心について考える。

・大きな仕事は管理可能なタスクに細分した上で始める。（5分でも、結構やった気持ちになる）

・始めに最も難しい事に着手する。

・自分自身に気分を盛り上げる言葉をかける。Pep Talk「よっしゃー！」

・適切な人に話を聞く

先延ばし思考を生産的思考に変える

先延ばし思考　めんどくさい！　バカじゃないの！ 後だしジャンケンするな！

精算的思考　ま、俺、また成長しちゃうな！　

タイムマネージメントのツール

・タイムログ：記録する

★ブロックタイム：邪魔されない時間を作る　→　引きこもりルーム、早朝出勤、ヘッドフォン

・優先順位リスト

・バッチタスク：似たような業務はまとめてやる

・権限移譲：双方にとって生産性を向上させる

１．自分でやるのを止める：自分のが早い、仕事を取られる、ミスの責任

２．人とプロジェクトを選ぶ

３．セールス、説得（得を説く、徳がある人になる）、賛同

相手にお仕事を買い取ってもらう　→　メリット、経験、人脈、ニンジン、持ち上げる、持ち上げる、社会的価値

４．やり方を示す

５．見守り指導する

６．自由にさせる

７．フォローしフィードバック

８．報酬、祝福を与える

以上、3時間半に渡時間術セミナーだった。

タスク記録は細かくやっていたが、見直しや色付けといった振り返りはやらなかった。そして、パフォーマンスが下がると記録を止めてしまうことが多い。これも、２の人間関係や進め方を練ることで改善できるのかもしれない。

とにかく、２の項目をスケジュールに組み込む、集中できる場所に移動するなど、積極的に時間を取っていきたいと思う。